10 astuces pour gagner du temps dans la gestion de vos emails

Vous avez le sentiment d'être submergé de courriers électroniques ? Le temps est peut-être venu de prendre de bonnes résolutions. Voici dix astuces pour gérer vos emails de manière plus efficace.

1. Personnalisez votre messagerie
Barre d'outils, affichage, recherche : de nombreuses fonctions peuvent être paramétrées pour répondre parfaitement à vos propres besoins.

2. Diminuez le nombre de newsletters
Désabonnez-vous de celles que vous ne lisez jamais. Privilégiez aussi les fils RSS pour recevoir les informations. Plus rapide et moins intrusifs.

3. Eduquez votre anti-spam
Un anti-spam est indispensable. Prenez ensuite le temps de lui enseigner ce qu'il doit savoir en lui indiquant par exemple les emails spam non détectés

4. Automatisez le tri
Les règles de réception permettent de ranger automatiquement les emails reçus dans les bons dossiers. Une règle est définie en moins d'une minute et peut être modifiée à tout moment.

5. Utilisez plusieurs adresses emails
Créer une adresse email ne coûte rien et peut bien sûr arriver dans votre boîte email principale. Vous recrutez un stagiaire RH ? Utilisez une adresse stageRH@votrecompagnie.fr. Une fois le recrutement pourvu, supprimez l'adresse

6. Accordez-vous du temps pour traiter votre courrier électronique
Réservez-vous des plages horaires pour lire et répondre à vos emails. Pas de papillonnage. Optez pour le moment qui vous convient le mieux : le matin, durant la pause café...

7. Ne négligez pas l'objet de vos courriels
Accordez un soin tout particulier aux objets de vos courriels. Plus vous les rendrez pertinents plus vous gagnerez en efficacité dans leur gestion.

8. Programmez un message d'absence clair
Si vous partez en vacances, surtout programmez un message automatique pour éviter que votre correspondant vous envoie 15 emails durant vos congés.

9. Synchronisez votre carnet d'adresses
Ne perdez plus de temps à gérer plusieurs carnets d'adresses. Vous pouvez relativement facilement synchroniser votre carnet d'adresses de messagerie avec celui de votre téléphone mobile et la base de contacts de votre CRM.

10. Et ne répondez pas sous le coup de l'émotion
La communication par email est plus froide. Un email vous paraît agressif, vous êtes tenté de répondre du tac au tac. Rien de plus dangereux. Donnez-vous du temps pour ne pas laisser une trace écrite que vous regretterez.