ASSISTANT BILINGUE (F/H)

St Paul Les Durance (13)  - intérim

description du poste

Votre mission principale est d'archiver les documents techniques, les dossiers d'assurance qualité, les dossiers de passation de marchés, etc., en aidant le personnel de la division à télécharger, éditer et publier les documents techniques dans IDM et Sharepoint, à accorder des droits d'accès, à organiser et à maintenir la base de données IDM. Pour cela vous devez :
- Soutenir les interactions de l'équipe et la liaison avec les entreprises externes et le Groupe intégré du matériel et de la logistique pour les livraisons de matériel vers et depuis le chantier ;
- Organiser et assurer le suivi des réunions hebdomadaires et mensuelles de la Division, y compris la consolidation des rapports, l'enregistrement et le suivi des problèmes et des actions ;
- Assister le chef de division dans le suivi du plan de dotation en personnel, l'accueil des nouveaux arrivants, le suivi des feuilles de temps et toute autre activité administrative de la division, par exemple le plan annuel de formation du personnel ;
- Fournir un soutien logistique et administratif pour gérer efficacement les visites des collaborateurs externes et organiser les permis d'accès pour les visiteurs, les contractants, le personnel, en collaboration avec le département de la sécurité ;
- Organiser les réunions selon le calendrier des réunions, comptes rendus de réunions, procès-verbaux, présentations, accès au site.
- Gérer l'agenda du chef de division, organiser les rendez-vous et les réunions tout en intégrant le niveau de priorité et d'urgence ;
- Assister le chef de division et les chefs de section dans la préparation de l'attribution des bureaux et de la présence sur place ;
- Gèrer les EPI (équipements de protection individuelle) pour les membres du personnel de la division et les visiteurs externes ;
- Préparer, mettre en forme, télécharge des lettres, notes, documents en anglais et/ou en français, y compris les éléments confidentiels ; Donne des conseils au personnel de la Division sur la mise en œuvre correcte des procédures ;
- Assister le personnel de la Division dans l'utilisation des systèmes informatiques (système de tickets), y compris la réservation de salles, la création/extension/suppression de comptes, l'attribution d'équipements informatiques ;
- Travailler en étroite collaboration avec les autres départements ;
- Gèrer le plan de mission, y compris le suivi de la synthèse budgétaire connexe et l'interface avec la haute direction pour l'approbation de la mission ;
- Préparer les missions et les demandes de visa pour le personnel se rendant à l'étranger sur la base d'un plan de mission convenu et les lettres d'invitation pour les visiteurs étrangers.
- Gérer le stock de fournitures de bureau.

Ce poste, basé à ST PAUL LES DURANCE est à pourvoir dans le cadre d'une mission de 18 mois (4 mois renouvelable).

La rémunération brute annuelle est à négocier selon votre expérience.

profil recherché

De formation Bac+2, vous justifiez d'une expérience de 2 années au moins sur un poste similaire.
Votre expérience en contexte international vous permet de travailler avec des interlocuteurs différents, en langue anglaise.
La maîtrise des outils informatiques et plus particulièrement Excel est demandée.

Poste à pourvoir rapidement.

à propos de notre client

Nous recherchons pour le compte de notre client, un ASSISTANT ADMINISTRATIVE BILINGUE ANGLAIS (F/H)

informations complémentaires

niveau d'études : BAC+2
salaire : 2 250 €
type de salaire : mensuel