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Gestion du temps : les méthodes pour améliorer sa productivité

#conseil #digitalisation #productivité

1 mars 2021

Comme le lapin d’Alice au pays des merveilles, vous avez l’impression de courir après le temps sans jamais réussir à le rattraper ? Le télétravail, les outils collaboratifs en ligne ou encore le couvre-feu n’arrangent pas la situation ! Bonne nouvelle cependant : c’est rarement le temps qui manque, plutôt la façon de l’optimiser.

Plusieurs grandes méthodes (et petites astuces) ont fait leurs preuves : à vous de trouver celle qui convient le mieux à votre personnalité, votre situation, vos objectifs.

Organiser son temps : les méthodes d’organisation

Vous connaissez peut-être déjà les bases pour optimiser son rapport au temps et sa productivité : 

Expectra vous donne des conseils carrière.

découvrir

  • définir ses priorités, 
  • déterminer la liste de tâches, 
  • prendre le temps de planifier les actions et échéances.

Mais pour gérer plus efficacement son emploi du temps, encore faut-il savoir cerner les priorités, les organiser, et tenir le planning ! N’hésitez donc pas à combiner ou alterner ces techniques de gestion du temps jusqu’à trouver votre rythme.

Identifier et gérer les priorités grâce à la matrice d’Eisenhower

 Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important, aurait déclaré Dwight D.Eisenhower, 34e président des États-Unis.

Inspirée de cette citation, la méthode de la matrice d’Eisenhower vise à mieux prioriser les tâches et hiérarchiser ses priorités, selon leur degré d’urgence et/ou d’importance.

Elle se présente sous la forme d’un tableau à double entrée comme suit  :

  URGENT PAS URGENT
IMPORTANT

A  : 

Activités importantes et urgentes, tâches à exécuter immédiatement et soi-même.

B  : 

Activités importantes mais peu urgentes, tâches à planifier et exécuter soi-même.

PAS IMPORTANT

C  : 

Activités urgentes mais peu importantes, tâches à déléguer rapidement.

D  : 

Activités peu urgentes et peu importantes, tâches inutiles à abandonner.

La méthode “Avalez le crapaud” pour organiser son temps

L’écrivain Mark Twain aurait un jour affirmé  : « Avalez un crapaud dès le matin et rien de pire ne vous arrivera pour le reste de la journée ». 

Le spécialiste en développement personnel Brian Tracy s’est inspiré de cette citation pour mettre au point une méthode de gestion du temps, expliquée dans son livre Avalez le crapaud ! 21 bons moyens d’arrêter de tout remettre au lendemain pour accomplir davantage en moins de temps (2001). Le principe ? Effectuer en tout premier lieu (idéalement, chaque matin) la tâche la plus pénible et la plus cruciale de votre liste – au lieu de vous éparpiller en petites tâches secondaires et de garder «  le plus gros  » pour la fin.

Comment l’appliquer  ?

  • 1. Déterminez votre objectif et notez-le 
  • 2. Fixez-vous une deadline
  • 3. Dressez la liste des tâches à accomplir pour atteindre votre objectif
  • 4. Organisez cette liste par ordre de priorité décroissante (les plus importantes d’abord). Vous voyez la ou les premières tâches ? Ce sont vos crapauds ! 
  • 5. Passez à l’action immédiatement, en commençant bien évidemment par le plus gros crapaud
  • 6. Appliquez ce principe chaque matin (le moment de la journée où nous sommes les plus productifs), planifiez chaque journée d’avance et travaillez toujours à partir d’une liste

Gagner en efficacité avec la technique Pomodoro

Développée par Francesco Cirillo, la technique Pomodoro tire son nom d’un petit minuteur de cuisine permettant de déterminer des périodes de 25 minutes (pomodori, « tomates » en italien). Le principe est simple : diviser votre travail en sessions de 25 minutes. Résultat : adieu interruptions, bonjour concentration

Comment ça marche  ?

  • 1. Réglez votre minuteur sur 25 minutes
  • 2. Concentrez-vous uniquement sur votre travail durant cette période
  • 3. Dès que l’alarme sonne, arrêtez-vous
  • 4. Faites une pause de 5 minutes
  • 5. Répétez une session de 25 minutes suivie d’une pause de 5 minutes
  • 6. Après 4 cycles de 25/5 minutes, prenez une pause de 20 minutes
  • 7. Continuez jusqu’à ce que vous ayez complété votre tâche

Être plus productif : les astuces qui marchent

Au-delà de ces méthodes de gestion du temps, certaines petites astuces du quotidien peuvent vous aider à ne plus être débordé de travail.

Faire preuve d’agilité

Les principes de la méthode Agile, soit un ensemble de méthodologies plus souples et adaptées au management de projets, peuvent aussi s’appliquer à vos agendas. Par exemple, accepter le changement et les imprévus ; se concentrer sur une tâche à la fois ; définir un objectif plutôt que tous les détails d’un projet ; faire des pauses car il est important de savoir « perdre du temps pour en gagner ».

Dire non

L’ennemi numéro un d’une gestion efficace du temps est l’éparpillement : si vous dites oui à tout, vous risquez de gaspiller votre temps en une multitude de projets chronophages. Les personnes les plus productives traitent donc leur temps comme un bien extrêmement précieux, qu’elles accordent seulement aux personnes et aux projets qui en valent la peine. 

Savoir déléguer

Tout vouloir faire soi-même est louable (et parfois tentant), mais il s’agit d’un écueil contre-productif à éviter. Une tâche vous semble moins importante ? Vous n’avez pas les qualifications nécessaires ? N’hésitez pas à déléguer. Cela vous permettra de consacrer davantage de temps à ce qui compte vraiment. Et, cerise sur le gâteau, de réduire votre stress (source de procrastination).

Se déconnecter

Mails, notifications, sms, appels… Non, vous n’êtes pas censé(e) répondre immédiatement et vous rendre disponible dès qu’on vous sollicite ! D’ailleurs, une bascule constante entre “concentration” et “sollicitations” affaiblit les capacités d’attention. Organisez donc des plages dédiées aux tâches de fonds (1h à une demi-journée par exemple) et alertez vos collaborateurs de votre indisponibilité. 

💡 « Moins on envoie de mail, plus on est productif », telle est la conclusion du journaliste du New York Times Charles Duhigg suite à ses recherches sur la productivité pour son ouvrage Smarter Faster Better publié en 2016. De quoi relativiser le volume de mails à traiter ! 

Mieux gérer son temps : 5 outils qui aident

Pour gagner du temps et améliorer sa capacité à s’organiser, nous avons sélectionné 5 outils utiles : 

  • Pomofocus : un site minimaliste pour mettre facilement en application la méthode pomodoro.
  • BlockSite : une extension Chrome pour bloquer les distractions pendant vos heures de travail. Bonus : elle intègre la technique pomodoro. 
  • Calendy : un outil pour planifier des réunions ou appels sans envoyer de mails. 
  • BeesBusy : l’alternative française à Trello qui permet d’organiser, planifier, collaborer. Bonus : intégration de diagrammes de Gantt, tracking du temps (prévu / passé).
  • Monday : un outil de planification pour suivre le travail en équipe. 

Et plus encore : 

Pour travailler plus efficacement ensemble et à distance, (re)découvrez notre top 10 des meilleurs outils collaboratifs !

 

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