ASSISTANT D'AGENCE (F/H)

St Gregoire (35)  - CDI

description du poste

Rattaché(e) au responsable de l'agence Ille-et-Vilaine et intégré(e) à l'équipe administrative, vos missions sont les suivantes :

Accueil/ Secrétariat/Administration général :
- Gestion administrative de l'agence ainsi que de l'accueil physique et téléphonique,
- Assurer le suivi du courrier, classer et archiver les documents papiers et électroniques,
- Suivre les agendas, préparer les réunions et en faire le secrétariat,
- Gestion des courriers recommandés (litige clients, résiliations clients), et assurer le reporting de l'activité des agences,
- Être en relation avec les salariés et les chargés de clientèle,
- Autres missions administratives diverses...

Suivi budgétaire et facturation :
- Passer les commandes, les enregistrer/codifier et saisir les factures,
- Etablir la facturation tout en garantissant sa conformité et sa qualité,
- Suivre, contrôler, et valider les factures d'achat,
- Après validation avec l'équipe exploitation, saisir les éléments de facturation des chantiers,
- Assurer le suivi administratif des contrats et règlements clients (relances, révision des prix...),
- Assurer la relance clients (recouvrement) et contribuer à la résolution des litiges et au transfert des dossiers en précontentieux (en lien avec le responsable d'agence),
- Transmettre au services comptable les informations liées aux encaissements et nécessaires au lettrage,
- Établir les prévisions d'encaissement en collaboration avec les opérationnels,
- Elaborer et tenir les tableaux de bord à jour, transmettre le reporting d'activité à la Direction,
- Saisie des nouveaux contrats dans le progiciel interne et être référent du logiciel sur sa partie,

Gestion administrative du personnel (support service RH groupe) :
- Déclarer les embauches (DPAE),
- Créer et assurer l'actualisation des dossiers individuels et plannings salariés,
- Suivre les visites médicales, titres de séjours, accidents de travail, congés…
- Préparer les courriers de procédure disciplinaire, les courriers salariés en lien avec le service RH du groupe,
- Saisir les éléments variables et de pointages.

La rémunération est à négocier selon votre profil et votre expérience.
Actuellement à Cesson-Sévigné, l'entreprise déménage à Saint-Grégoire en juillet/août.

profil recherché

De formation Bac+2 en Gestion, Comptabilité, Administration... vous justifiez d'une expérience réussie de 3 années sur des fonctions similaires et êtes issu(e) d'une PME dans le secteur du nettoyage industriel.

Vous avez un excellent relationnel, le goût du challenge et êtes de nature dynamique.
Vous partagez les valeurs de solidarité, d'entraide et de cohésion d'équipe.

à propos de notre client

Nous recherchons pour le compte de notre client, spécialisé dans la mise en place de solutions et prestations en nettoyage industriel, un Assistant d'Agence F/H.

informations complémentaires

niveau d'études : BAC+2
salaire : 24 000 - 30 000 €
type de salaire : annuel