ASSISTANT ADMINISTRATIF BUREAU DES VOYAGES (F/H)

Grenoble (38)  - intérim

description du poste

Au sein de la Division Administration, l'Unité est en charge du fonctionnement du bureau d'accueil et du standard téléphonique, de la préparation de l'arrivée des utilisateurs (demande d'entrées sur site, carte de cantine, réservation d'hébergements,…), de la validation des demandes de voyages et des demandes de remboursement de frais de déplacements, ainsi que de la supervision d'activités externalisées comme le restaurant commun, la maison d'hôtes, la réception et le service courrier.

Au sein de la Division Administration et sous la supervision du chef d'Unité Réception et Bureau des voyages, vos missions seront les suivantes:

- Préparation de voyages professionnels pour les utilisateurs externes, les participants aux événements et les visiteurs (2500-3000 par an) :

Validation des demandes de voyage, incluant les réservations de billets de train ou d'avion.
Réservation d'hébergement.

- Préparation de voyages professionnels pour le personnel (600-1000 par an) :

Validation des demandes de voyage, incluant les réservations de billets de train ou d'avion.
Paiement des frais d'inscription, validation des avances sur frais de voyage.
Préparation d'avis de détachements professionnels à l'étranger.

- Domaines comptables :

Contrôle et validation des notes de frais.
Contrôle et validation des factures, du restaurant et de l'agence de voyage.
Saisie dans le logiciel de comptabilité, des frais de voyage directement réglés, ou par carte de crédits.
Suivi des comptes débiteurs voyages et relances

- Autres tâches administratives :

Demandes d'accès au site et permis de travail pour les fournisseurs externes
Mise à jour des pages intranet de l'unité
Demandes de cartes de cantine pour les groupes et les services.

Ce poste, basé à GRENOBLE est à pourvoir dans le cadre d'une mission d'une durée de 4 mois.

La rémunération brute annuelle est à négocier selon votre expérience.

profil recherché

De formation bac +2/3, vous justifiez d'une expérience réussie sur un poste similaire.
Doté d'un excellent relationnel, vous êtes organisé et proactif.
Vous parlez un anglais professionnel et êtes à l'aise avec les outils informatiques.

à propos de notre client

Nous recherchons pour le compte de notre client un Assistant administratif Bureau des Voyages (F/H).

informations complémentaires

niveau d'études : BAC+2
salaire : 26 000 €
type de salaire : annuel