ASSISTANT DE DIRECTION BILINGUE (F/H)

Grenoble (38)  - intérim

description du poste

Rattaché à la VP de la direction de la transformation, vous avez les responsabilités suivantes:
- Assister le département interne et le/la VP dans l'installation des nouveaux employés.
- Coordonner la planification de l'espace cubique pour les nouveaux embauchés au sein de l'équipe marketing.
- Assister les nouveaux employés dans les processus, y compris les systèmes de dépenses et de voyages et d'autres processus et outils internes.
- Assurer la liaison avec l'organisation pour veiller à ce que la préparation des réunions et des événements se déroule sans heurts.
- Mettre à jour les listes de diffusion et les événements internes de l'équipe.
- Fournir un soutien administratif de routine tel que la copie, la télécopie, la numérisation, l'organisation et le classement des dossiers confidentiels et des systèmes d'enregistrement de l'organisation.
- Veiller à ce que les fournitures et le matériel de bureau soient disponibles.
- Planifier, coordonner et organiser des projets spéciaux, tels que les relations avec les agences de communication, les bulletins d'information internes, l'organisation d'événements, le rôle de super utilisateur de SharePoint).
- Gérer les calendriers et les agendas du VP, traiter les conflits et les priorités, déterminer des solutions.
- Préparer les réunions organisées par l'équipe de direction. (Choisir une date, trouver un lieu, envoyer une invitation outlook, préparer l'ordre du jour avec le responsable de la réunion, compiler les présentations et les communications, lancer une conférence téléphonique ou une vidéoconférence, prendre des notes, rédiger et partager les comptes rendus, télécharger les comptes rendus sur Sharepoint ou Microsoft teams).
- Gérer les interactions, les réunions, les téléconférences avec les clients clés et les managers.
- Gérer la logistique des voyages et les besoins administratifs tels que les notes de frais, le calendrier des voyages, le calendrier des absences, les visites sur site, etc.
- Produire de la communication générale avec l'équipe et les autres parties prenantes internes, y compris le partage de la vision, des objectifs et des priorités du département.
- Maintenir et améliorer les processus actuels, tels que les examens mensuels du tableau de bord et les examens des performances financières.

Ce poste, basé à proximité de Grenoble est à pourvoir dans le cadre d'une mission d'une durée de 4 mois susceptible d'être renouvelé jusqu'à la fin de l'année.

La rémunération brute annuelle est à négocier selon votre expérience.

profil recherché

De formation Bac+2/5 en administration/secrétariat/assistant de direction, vous justifiez d'une expérience de 5 années minimum en tant qu'assistant de direction auprès d'un vice-président ou d'un cadre supérieur dans un environnement de travail international exigeant et rapide.

Vous démontrez des capacités pour exécuter des tâches avec un minimum de directives, pour gérer une grande variété de situations, ainsi que des priorités concurrentes, de manière rapide et efficace, tout en conservant une excellente attitude.
Vous avez un haut niveau de discrétion et de confidentialité et de solides compétences en matière de gestion du temps et d'organisation, avec un grand souci du détail. Vous avez une excellente communication et flexibilité pour s'adapter à des priorités qui changent rapidement et une ouverture d'esprit pour apporter votre aide là où c'est nécessaire.

Vous connaissez les outils informatiques (suite Microsoft Office, Outlook) et un niveau d'anglais courant.

à propos de notre client

Nous recherchons pour le compte de notre client, grand groupe international, un assistant de direction VP (F/H)

informations complémentaires

niveau d'études : BAC+2
salaire : 35 000 €
type de salaire :