ASSISTANT BACK OFFICE (F/H)

Aix En Provence (13)  - CDI

description du poste

Vos missions
1. Assistance commerciale
En collaboration avec une équipe commerciale de 5 personnes :
- Création des fiches clients (tiers)
- Rédaction et suivi des bons de commande
- Suivi des échéanciers et relances clients (mail / téléphone)
- Alerte sur les retards de paiement
- Encaissement ponctuel par carte bancaire
Envoi hebdomadaire des plannings de réservation
Gestion des dossiers administratifs pour les centres commerciaux non-partenaires
(contrats, justificatifs)
2. Mise à jour des supports commerciaux
- Mise à jour des tarifs, emplacements et plans dans le CRM
- Actualisation de la base des centres partenaires
- Mise à jour des présentations commerciales (PowerPoint)
3. Gestion administrative
Vous êtes garant(e) de la conformité des dossiers :
- Collecte et vérification des documents via une plateforme dédiée sur notre outil CRM
- Validation systématique: Bon de commande signé, Kbis de moins de 6 mois (vérification via sites officiels), Attestation RC professionnelle adaptée à l'activité, Conformité du signataire, Suivi du taux de complétude des dossiers, Relances et justification en cas de documents manquants, Blocage des opérations en cas de non-conformité
Vous assurez également la mise à jour régulière de ces documents administratifs pour les clients récurrents.
4. Missions comptables:
Interface entre le service commerce et le service comptabilité : suivi des règlements clients, Rapprochement des paiements avec les bons de commande, Déclenchement des factures, Gestion des annulations et avoirs, Mise à jour du CRM (facturation, règlements), Vérification des reversements, Pré-validation des commissions commerciales , Classement et suivi des documents comptables

39h: 8h30-12h00/14h-18h30
Horaires fixes non négociables
100% présentiel
Au salaire fixe s'ajoute une prime d'intéressement et une prime annuelle des équipes commerciales

profil recherché

De formation Bac+2 en comptabilité ou commerce ou assistanat, vous justifiez d'une expérience de 3 années minimum sur un poste similaire.
Vous êtes reconnu pour votre rigueur, organisation et sens du détail. Vous avez un excellent esprit d'équipe et très bonne aisance relationnelle. Vous n'avez aucune difficulté à aller vers l'autre. Vous avez bonne orthographe et maitrisez Excel. Vous êtes à l'aise avec l'outil informatique.

à propos de notre client

Nous recherchons pour le compte de notre client un assistant back office (F-H)

informations complémentaires

niveau d'études : BAC+2
salaire : 29 000 - 30 000 €
type de salaire : annuel