Méthode 5s : mieux travailler dans un bon environnement

Méthode 5s : origine et définition

Elle arrive tout droit du Japon, et plus précisément des usines Toyota, modèle d’efficacité et de lean manufacturing ou « gestion sans gaspillage ». Cette marque automobile avait déjà perçu l’importance de l’environnement de travail, avant même l’apparition du concept de RSE (Responsabilité Sociale et Sociétale des Entreprises).

Cette méthode 5S part du principe que l’organisation et la propreté sont des éléments indispensables dans l’entreprise, qui permettent de gagner en productivité et d’atteindre les objectifs fixés. C’est une démarche simple et opérationnelle d’amélioration continue, applicable aussi bien au bureau qu’à l’usine ou dans tout autre environnement de travail (y compris chez soi en télétravail 💪).

Les 5s de la méthode

Pourquoi la méthode des 5S ? Car elle se base sur 5 termes japonais qui ont chacun un objectif précis :

• Seiri (débarrasser, recycler, trier, jeter) : l’objectif est d’alléger l’espace de travail et de supprimer le superflu.
• Seiton (ranger, classer, ordonner) vise à organiser de façon efficace son environnement.
• Seiso (nettoyer, réparer) incite à améliorer l’état de propreté et de fonctionnement des lieux.
• Seiketsu (standardiser, créer des procédures) a pour but de maintenir l’ordre.
• Shitsuke (maintenir, être rigoureux) favorise l’auto-discipline.

💡 Cette méthode a été traduite en français par “ORDRE” (Ordonner, Ranger, Dépoussiérer, Rendre évident, Être rigoureux).

Comment appliquer la méthode 5s ?

Le 5S est un système de travail facile et rapide à mettre en place. Elle s’adapte très bien à tous types d’entreprises et à chez vous ! Quelques exemples de champs d’application ci-dessous :

Seiri
Il s’agit d’optimiser l’espace de travail en se débarrassant de tout ce qui est inutile : dossiers traités à mettre à la corbeille, produits périmés à jeter, appareils hors service à recycler…
Pour opérer au tri, posez-vous les 2 questions suivantes : Est-ce que cet objet est utile ? A quelle fréquence je m’en sers ?

• Si l’objet n’a pas été utilisé depuis un an (ou plus), il doit être recyclé ou jeté.
• S’il vous sert une fois par semaine, rangez-le à proximité (voir l’étape 2 “Seiton”).
• S’il est utile au quotidien, laissez-le à portée de main.

Seiton
Perdre du temps à chercher un objet, c’est fini ! Avec ce deuxième S, l’objectif est de d’organiser l’espace de manière rationnelle pour éviter les pertes de temps et d’énergie. Ainsi, l’organisation des outils de travail se fait en fonction de la fréquence à laquelle vous en avez besoin :

• Ceux que vous utilisez le plus souvent, comme votre téléphone et votre agenda, à portée de main,
• Ceux qui vous servent rarement, comme les fiches d’évaluation annuelle, au placard pour éviter d’encombrer.
• Les objets du quotidien tels que l’agrafeuse ou les stylos, doivent être facilement accessibles.

Seiso
Vous l’avez certainement déjà constaté : un espace de travail sain favorise la motivation, la concentration et l’efficacité. Alors, si le nettoyage est essentiel dans une usine où un défaut d’hygiène peut entraîner des anomalies, il l’est aussi dans tous secteurs d’activité.
La propreté est d’autant plus importante en cette période de crise sanitaire, avec le respect des règles d’hygiène pour assurer la continuité de l’activité et préserver la santé de ses collègues ou proches.

Seiketsu
Tri, rangement, nettoyage : ok ! Alors une fois ces étapes accomplies, il ne reste plus qu’à en faire des réflexes et habitudes. Des règles et procédures doivent donc être clairement établies afin d’encadrer ces pratiques de rangement et de nettoyage. Il peut s’agir d’afficher une liste des règles, un tableau récapitulatif des lieux de stockage ou encore de créer un rendez-vous mensuel pour trier et recycler.

Shitsuke
Pour que ces règles (les 4S précédents) soient respectées sur la durée, il est donc nécessaire de veiller à leur application. Pour cela, il s’agit d’expliquer l’importance des 5S afin de créer/maintenir l’adhésion, et assurer une vérification des actions dans le temps.
Cela sous-entend aussi de s’auto-discipliner ou former les collaborateurs. En tant que manager, vous pouvez prévoir des points hebdomadaires pour vous assurer du respect des procédures et identifier les éventuels obstacles et questions de vos équipes.

Décliner la méthode 5s à d’autres fins

Comme toutes méthodes, il suffit parfois d’un peu d’imagination pour en tirer parti différemment et l’appliquer à ses besoins. Illustration ci-dessous, en transposant ces 5s à la gestion de projet ou le management.

• Seiri : Supprimer les tâches superflues, non importantes ou non urgentes. Exemples : consulter le tchat de l’équipe toute la journée, prévoir 5 réunions pour une toute petite partie du projet, faire 15 allers-retours entre plusieurs collègues avant d’acter une solution.
• Seiton : Organiser de façon efficace les temps de travail, mettre à disposition des outils pour gagner en efficacité, instaurer des plages de travail profond sans sollicitations.
• Seiso : Mettre du propre dans les dossiers communs et en cours (supprimer les fichiers inutiles ou archiver les versions précédentes), remédier aux problèmes d’accès, s’assurer que tous les logiciels utiles fonctionnent pour tout le monde ou que telle mission soit suffisamment clarifiée pour pouvoir avancer.
• Seiketsu : Faites entrer toutes ces étapes (les 3s précédents) dans des process à faire respecter par l’ensemble de l’équipe. C’est une manière d’apporter un cadre à tout intervenant sur le projet et d’instaurer des réflexes.
• Shitsuke : Pour assurer le respect des process, déterminez un point de brief en amont et évaluez fréquemment les actions, questions, ou éventuels obstacles ressentis par vos équipes. Vous aurez ainsi l’occasion de réajuster, si nécessaire, la méthode et de favoriser l’adhésion des équipes sur le projet.

Quels sont les avantages de la méthode 5S ?

La méthode 5S est une approche du travail minimaliste qui encourage à éviter le gaspillage, à réduire les stocks et à se débarrasser du superflu. Elle s’inscrit dans une démarche de développement durable positive à la fois pour le respect des engagements de l’entreprise, et pour son image auprès des clients, collaborateurs et candidats.

Cette approche permet de gagner du temps et d’améliorer la qualité de la production, tant à un niveau individuel que global. Cela crée des conditions de travail plus saines et agréables pour tout le monde. C’est aussi une façon de réduire les risques d’accidents du travail en éliminant les variables créées par le désordre et les objets qui traînent. Vous êtes aussi toujours prêt en cas d’inspection ou de visite de client, puisque vos locaux sont toujours irréprochables !

Par ailleurs, d’un point de vue plus humain, c’est une façon d’impliquer les collaborateurs à tous les niveaux hiérarchiques, chacun devant faire sa part pour respecter ces règles et conserver le lieu de travail en l’état. C’est un outil de responsabilisation et de valorisation des salariés.

Et plus encore :

« Moins mais mieux » fait écho à la tendance du slow (ou « lent ») qui ne cesse d’évoluer depuis ces dernières années. Le slow est-il pour autant applicable en entreprise ? (Re)découvrez la vision de deux experts sur le sujet.