comment faire un rapport d’étonnement ?

Qu’est-ce que le rapport d’étonnement ?

C’est bien connu : on finit par ne plus voir ce qu’on a sous les yeux en permanence. Au sein d’une entreprise, les « petits nouveaux » peuvent donc apporter un point de vue précieux sur l’environnement de travail et les processus en place. C’est pourquoi certaines entreprises recourent à un « rapport d’étonnement » ou une « note d’observation critique ». Il s’agit d’un écrit professionnel rédigé par un collaborateur et destiné à son manager, dans lequel il décrit ce qui l’étonne.
Cet outil managérial donne l’opportunité à la nouvelle recrue de partager ses impressions et sa vision critique (constructive) du fonctionnement de l’entreprise ou service qu’elle intègre. C’est une excellente opportunité pour l’organisation de s’améliorer, en soulignant les points forts mais aussi en pointant les éventuels dysfonctionnements ou axes d’amélioration.

💡 Bon à savoir : le rapport d’étonnement peut aussi être effectué par des collaborateurs déjà en poste dans l’entreprise depuis longtemps, à l’occasion d’un changement de situation qui les « dépayse » : promotion, changement de poste ou de service…

L’objectif et les bénéfices du rapport d’étonnement

L’intérêt de cette pratique est qu’elle offre des bénéfices pour l’employeur comme pour le collaborateur, si tant est que l’un soit capable d’émettre un feedback constructif et que le récepteur soit en capacité d’écouter et d’accueillir des remarques.

• Côté employeur / manageur : c’est l’occasion de remettre en question le fonctionnement de l’entreprise ou du service. Ce rapport peut induire des meilleures pratiques grâce à un point de vue plus neutre et objectif que celui d’un collaborateur baignant déjà dans la culture d’entreprise (ou du service). En outre, le rapport d’étonnement permet de voir fleurir des idées complètement innovantes et de montrer votre considération envers la nouvelle recrue.
• Côté collaborateur : au-delà d’évaluer l’intégration, ce rapport professionnel est l’occasion de renforcer le sentiment d’appartenance de l’embauché. Oui, votre point de vue compte et représente un intérêt ! Il peut aussi vous profiter si vous le maniez avec habileté. En effet, être capable de prendre du recul et d’émettre un feedback constructif est une preuve de compétences personnelles prisées et appréciables. C’est aussi peut-être l’occasion de sortir du lot et de briller auprès de votre hiérarchie ! 💪

Quand effectuer un rapport d’étonnement ?

Le processus commence dès l’arrivée du nouveau collaborateur, que ce soit dans l’entreprise ou dans le service. Un document papier à remplir peut ainsi lui être remis dès le premier jour, afin de noter ses toutes premières impressions. Le rapport final sera remis, selon le cas de figure, au bout de quelques semaines, à la fin de la période d’essai ou encore à la fin du stage ou de la période d’alternance. Généralement, il conclut une période d’environ 3 mois d’observation.

Sous quelle forme rédiger un rapport d’étonnement ?

Il prend généralement la forme d’un document de 2 à 3 pages :

• questionnaire transmis par le service RH
• journal de bord
• note de synthèse
• autre format libre choisi par le collaborateur…

Il peut aussi se faire sous forme d’échange oral avec un.e manager ou lors d’une réunion d’équipe. Tout dépend des préférences de chacun et de la culture d’entreprise.
Le format papier a cependant l’avantage d’inscrire les observations dans le temps ; car cette pratique n’est réellement constructive et bénéfique que si on tient véritablement compte des observations faites pour opérer des changements dans l’entreprise.
Pour entamer la rédaction du rapport, pensez à lister vos étonnements et à les classer selon différents items. La mise en page n’a d’importance que pour valoriser la structure du rapport et faciliter la compréhension de vos remarques. Vous pouvez simplement faire des colonnes ou une mise en couleur de chaque partie du rapport. Sur le fond, voici un exemple de trame dont vous pouvez vous inspirer :

• Nom :
• Prénom :
• Intitulé du poste occupé :
• Date d’entrée dans l’entreprise ou le service :
• Type de contrat (CDD / CDI / Stage…) :
• Durée de la période d’essai :
• Nom et prénom du manager :

Point sur le processus de recrutement :

• Qu’avez-vous pensé du processus de recrutement (durée, qualité des communications…) ?
• Le discours du recruteur est-il en phase avec la réalité sur le terrain ?
• La fiche de poste est-elle conforme à vos missions ?
• Quelles sont vos remarques ou suggestions pour l’améliorer ?

Point sur l’accueil et le parcours d’intégration :

• A quoi vous attendiez-vous en arrivant dans ce nouvel environnement ?
• Comment s’est passé votre 1er jour et vos premières semaines ?
• Qu’est-ce qui vous a agréablement surpris ou déçu dans cette phase d’intégration ?
• Quelle(s) amélioration(s) de l’intégration pouvez-vous suggérer ?

Point sur les outils et l’environnement de travail :

• Les outils à disposition vous semblent-ils performants ?
• Votre poste de travail et les équipements vous permettent-ils de travailler dans de bonnes conditions ?
• Votre environnement de travail est-il propice pour bien effectuer vos missions ?
• La disponibilité de vos interlocuteurs est-elle suffisante, pas assez ou trop prononcée ?
• Quelles améliorations pourraient être mises en place ?

Veuillez noter les points forts et les axes d’amélioration pour les sphères suivantes :

• L’organisation de l’entreprise ou du service (la flexibilité des horaires, la répartition des tâches entre les membres de l’équipe, la clarté des missions et du rôle de chacun…)
• La culture d’entreprise (la compréhension de l’histoire et de la vision de l’entreprise, le parallèle entre le discours et les actions, les rites appréciés ou à créer pour renforcer le sentiment d’appartenance…)
• La communication en interne (les supports à disposition, la clarté des messages, la facilité des échanges…).
• Les relations entre collaborateurs et avec les managers / responsables RH (l’ambiance générale entre les collaborateurs, la disponibilité des pairs et des N+1, l’accompagnement proposé…)

• Autres remarques :
• Date de retour du document :
• Signature :

Comment faire des critiques constructives lors d’un rapport d’étonnement ?

La magie du rapport d’étonnement n’opère que si les deux parties jouent le jeu. Pour cela, il faut tout d’abord que manager et collaborateur soient :

1. Convaincus de l’efficacité du processus
2. Libres de s’exprimer en toute honnêteté et transparence
3. Déterminés à garder l’échange constructif et bienveillant

Du côté du manager, posez-vous ces questions au préalable : Qu’attendez-vous de cette démarche ? Qu’allez-vous faire des observations émises ?
Du côté du collaborateur, il est important de différencier feedback, opinion franche et jugement subjectif. L’exercice du rapport d’étonnement n’a de sens que si l’on peut s’exprimer librement, mais les observations doivent être justes et réfléchies, non pas des attaques et des critiques gratuites.
Par exemple, évitez :

• “Certes j’ai été bien accueilli mais j’ai vite été délaissé par les membres de l’équipe qui ont priorisé leurs propres missions. Il serait opportun de considérer les nouveaux embauchés au-delà de la première semaine !”

Préférez plutôt cette version :

• “J’ai été bien accueilli et les membres se sont montrés disponibles malgré leur emploi du temps chargé. Au fil du temps, j’ai pu être de plus en plus autonome mais j’avais du mal à obtenir un feedback pour savoir si mon travail était bien apprécié/utile et connaître mes axes de progression pour contribuer à la performance de l’équipe. Il pourrait être bienvenu de réaliser et bloquer dans les agendas un point mensuel pour échanger et aider les nouvelles recrues à mieux se positionner et opérer”.

Le tout est d’adopter une démarche franche mais bienveillante et d’être le plus factuel possible.

Si vous trouvez cela difficile voire gênant au début : pas d’inquiétude, c’est normal ! Il s’agit d’une étape nécessaire pour poser les bases d’une relation de confiance… qui rendra les futurs rapports d’étonnement encore plus constructifs et enrichissants.

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